CONTOH LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN/MAGANG

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

PERUMDA AIR MINUM TIRTA JAM GADANG

KOTA BUKITTINGGI

Oleh:

REZA MASFITRI

BP: 1901062002

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI

POLITEKNIK NEGERI PADANG

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

TAHUN AJARAN 2021/2022

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PADA PERUMDA AIR MINUM TIRTA JAM GADANG

KOTA BUKITTINGGI

Oleh :

Nama : Reza Masfitri

No. BP : 1901062002

Program Studi : D3 Administrasi Bisnis

Jurusan : Administrasi Niaga

Padang, Januari 2022

Disetujui oleh :

Pembimbing (PKL)/Magang

Pembimbing Industri

Imelda M. Nur, SE., M.H.R.M

Susi Mira, SE NIP. 19791014 200212 2 003 NIK 1972.0204.1012 Mengetahui: Ketua Jurusan Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Administrasi Niaga Dr. Primadona, SE., MSi Sepri Neswardi, SE.,MM, M.Si NIP. 19750107 200312 2 002 NIP. 19750107 200312 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur diucapkan ke hadirat Allah Subhanahu wata’ala karena atas rahmat dan karunianya pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dapat berjalan lancar serta dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dengan baik dan penyelesaian tepat pada waktunya.

Sholawat dan salam disampaikan kepada Nabi Besar Muhammad Shallallahu Alaihi Wassalam . Terima kasih kepada orang tua yang selalu mendoakan yang terbaik serta selalu memberikan dorongan dan semangat. Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan agenda wajib yang diikuti setiap mahasiswa Politeknik Negeri Padang untuk memenuhi persyaratan akademik di Politeknik Negeri Padang.

Dalam penulisan laporan ini, banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak yang terkait. Oleh karena itu, ucapan terimakasih kepada :

1. Bapak Surfa Yondri, ST.,SST.,M.Kom selaku Direktur Politeknik Negeri Padang.

2. Ibu Dr. Primadona, SE.,M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Padang.

3. Bapak Sepri Neswardi, SE.,MM.,M.Si selaku Kaprodi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Padang.

4. Ibu Imelda M Nur, SE., M.H.R.M selaku Dosen Pembimbing Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, memberi motivasi, dan semangat, sehingga laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) terselesaikan dengan baik.

5. Seluruh jajaran karyawan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, khususnya bidang keuangan, terimakasih telah banyak membantu dan membimbing selama menjalankan Praktik Kerja Lapangan (PKL).

Semoga Allah SWT memberikan balasan atas segala kebaikan dengan pahala yang berlipat ganda. Semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dapat memberikan manfaat bagi kemajuan ilmu pengetahuan dan masyarakat luas pada umumnya. Padang, Januari 2022

Reza Masfitri


NIM. 1901062002

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ii

KATA PENGANTAR iii

DAFTAR ISI vi

DAFTAR TABEL ix

DAFTAR GAMBAR 1

BAB I TINJAUAN UMUM PERUMDA AIR MINUM TIRTA JAM GADANG KOTA BUKITTINGGI 4

1.1 Sejarah Ringkas Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 4

1.1.1 Visi dan Misi Perusahaan 5

1.1.2 Logo Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 6

1.2 Struktur Organisasi Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 7

1.2.1 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi 7

1.2.2 Struktur Organisasi Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 10

1.3 Kegiatan Umum Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 19

BAB II KEGIATAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) PADA PERUMDA AIR MINUM TIRTA JAM GADANG KOTA BUKITTINGGI 23

2.1 Pemberian Tugas Oleh Kepala Sub Bagian Keuangan 27

2.1.1 Memeriksa Laporan Rekapitulasi Stock Barang Bulanan (Agustus 2021) 28

2.1.2 Mengarsipkan Berkas 29

2.1.3 Memposting Data Bulanan di Aplikasi SIM i-BIMA Akuntansi 34

2.1.4 Membuat Rekap Data Pembayaran Pemeliharaan Jaringan Rekening Air Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi di Ms. Excel 38

2.1.5 Menginput Anggaran Laporan Laba-Rugi ke dalam Sistem SIM i-BIMA Akuntansi 39

2.1.6 Membuat Rekap Titipan Sampah Tahun 2020 dan Tahun 2021 42

2.1.7 Merekap Laporan Penerimaan Penagihan (LPP) 43

2.2 Pemberian Tugas Oleh Staf Keuangan 44

2.2.1 Merekap mata anggaran 44

2.2.2 Meminta Tanda Tangan Kepada Kepala Sub Bagian Adm dan Personalia 46

BAB III KESIMPULAN 48

BAB IV REKOMENDASI 50

DAFTAR PUSTAKA 52

LAMPIRAN 53

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jam Kerja Karyawan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 24

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Logo Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 6

Gambar 1. 2 Reservoar WTP Tabek Gadang 20

Gambar 1. 3 Stand water meter 21

Gambar 2. 1 Voucer yang Akan Diarsipkan 30

Gambar 2. 2 Kwitansi yang Asli 31

Gambar 2. 3 Kwitansi Salinan 31

Gambar 2. 4 Arsip yang Berada di Map Gyungyu 32

Gambar 2. 5 Arsip di Map Bertulang 33

Gambar 2. 6 Arsip Yang Disimpan Di Lemari Arsip 33

Gambar 2. 7 Masukkan Id dan Kata Sandi 35

Gambar 2. 8 Tampilan Awal Aplikasi SIM i-BIMA 35

Gambar 2. 9 Tampilan Jendela Posting Data Bulanan 36

Gambar 2. 10 Pemilihan Waktu dan Tanggal Posting 36

Gambar 2. 11 Data yang Diposting 37

Gambar 2. 12 Proses Posting Selesai 37

Gambar 2. 13 Masukkan Id dan Password 40

Gambar 2. 14 Menu Master Akun 40

Gambar 2. 15 Pilih Bagian Anggaran 41

Gambar 2. 16 Memilih Bulan Tahun Anggaran 41

Gambar 2. 17 Bagian yang diisi di setiap sub anggaran 42

Gambar 2. 18 Rekap Mata Anggaran 45

Gambar 2. 19 Persetujuan Pembayaran 47

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 53

Lampiran 2 Data 1 untuk dicocokkan ke Laporan Rekapitulasi 54

Lampiran 3 Data 2 Untuk Dicocokkan ke Laporan Rekapitulasi Stock 55

Lampiran 4 Laporan Rekapitulasi Stock Barang Bulan Agustus 56

Lampiran 5 Bentuk Voucher 57

Lampiran 6 Data Lembar Transaksi 58

Lampiran 7 Gambar LPPA 58

Lampiran 8 Laporan Laba Rugi 59

Lampiran 9 Rekap Data Pembayaran Pemeliharaan Jaringan Rekening Air 60

Lampiran 10 Kegiatan Magang di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 61

Lampiran 11 Setoran titipan sampah 61

Lampiran 12 Rekap Titipan Sampah 62

Lampiran 13 Gambar Rekap LPP 63

Lampiran 14 Ruangan Kepala Sub Bagian Keuangan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 64

Lampiran 15 Ruangan Staf Keuangan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 64

Lampiran 16 Dokumentasi Bersama Kepala Sub Bagian Adm dan Personalia Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 65

Lampiran 17 Dokumentasi Bersama Kepala Sub Bagian Keuangan dan Staf Keuangan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 65

Lampiran 18 Dokumentasi Bersama Direktur Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi 66

BAB I

TINJAUAN UMUM

PERUMDA AIR MINUM TIRTA JAM GADANG

1.1 Sejarah Ringkas Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi telah mengalami sejarah yang panjang, pada awalnya didirikan berdasarkan Peraturan Daerah Tingkat II Bukittinggi Nomor 3 Tahun 1975 tanggal 31 Juli 1975, dengan melebur Seksi Air Minum Dinas Usaha Daerah Tingkat II Bukittinggi dan mengalihkan bentuknya menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kotamadya Bukittinggi. Selanjutnya, pembentukan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) disahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Barat dengan surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Barat Nomor 26/GSB/1976 tanggal 6 Pebruari 1976.

Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bukittinggi Nomor 3 Tahun 1975 tentang Pendirian Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Bukittinggi telah beberapa kali mengalami perubahan. Perubahan terakhir dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bukittinggi Nomor 3 Tahun 1990 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bukittinggi Nomor 3 Tahun 1975 tentang Pendirian Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Bukittinggi serta Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bukittinggi tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM), tidak sesuai lagi dengan kondisi dan perkembangan saat ini. Pada Tahun 2014 ditetapkan Peraturan Daerah Kotamadya Bukittinggi Nomor 4 Tahun 2014 tentang Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) dan namanya di ubah menjadi Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi.

Dalam usahanya untuk memberikan pelayanan air bersih bagi masyarakat Kota Bukittinggi yang mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang semakin meningkat, karenanya Perusahaan Umum Daerah (Perumda) (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang dituntut untuk dapat mengantisipasi kondisi tersebut. Namun disadari bahwa kapasitas sumber daya, kemampuan sistem dan kapasitas produksi yang tersedia masih terbatas dan perlu terus ditingkatkan, untuk itu Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang harus dikelola dengan sistem manajemen yang baik dan profesional agar dapat segera terus menerus memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat.

1.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi :

Sebagai sebuah instansi daerah, Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi memiliki visi: “Terpenuhi kebutuhan air minum Kota Bukittinggi menuju masyarakat yang sejahtera".

b. Misi :

Untuk mendukung visi diatas, adapun misi dari Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi adalah:

1. Meningkatkan kapasitan.

2. Menekan kebocoran.

3. Menciptakan kerja yang harmonis.

4. Bekerja cepat dan tepat sasaran.

1.1.2 Logo Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Logo Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dapat dilihat seperti yang terlihat pada Gambar 1.1

Sumber : Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Gambar 1. 1 Logo Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Berikut keterangan logo yang ditampilkan pada Gambar 1.1:

Lambang Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi terdiri dari 2 (dua) ikon utama yakni Air dan Jam Gadang.

1. Butiran air melambangkan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi selalu mendistribusikan air bersih kepada seluruh masyarakat Kota Bukittinggi.

2. Penggunaan tetesan air melambangkan keseriusan pengabdian Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi kepada masyarakat untuk menyediakan air bersih.

3. Simbol “Jam Gadang “ melambangkan ikon Kota Bukittinggi, selain merupakan lenturan yang relevan terhadap bentuk riakan tetesan air yang jatuh, juga sebagai bentuk penampung/wadah air dengan pesan yang tersirat kepada pengguna air untuk tetap hemat dan efektif dalam penggunaannya.

1.2 Struktur Organisasi Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Menurut Hasibuan (2011;128), struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, depertemen organisasi kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang, dan hubungan pekerjaan, garis perintah, dan tanggung jawab, rentang kendali dan system pimpinan organisasi. Berikut bentuk-bentuk struktur organisasi

:

1.2.1 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja dan aktivitas, wewenang serta tanggung jawab maka bentuk-bentuk organisasi menurut Hasibuan (2010; hal 150)dibedakan sebagai berikut

1. Struktur Organisasi Lini.

Pada struktur organisasi ini, pelimpahan wewenang langsung secara vertikal dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Bentuk organisasi ini diciptakan oleh Henry Fayol. Struktur organisasi ini cocok untuk organisasi yang kecil dan spesialisasi kerja yang sederhana.

2. Struktur Organisasi Lini dan Staf

Dalam struktur organisasi ini pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari atasan hingga bawahan. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi seorang pimpinan dibantu oleh staf. Staf bertugas membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran, data, informasi, atau pelayanan kepada atasan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan keputusan.

3. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada bawahan selama ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berbeda.

4. Struktur Organisasi Lini dan Fungsional

Struktur organisasi ini masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Struktur organisasi ini tidak permanen, artinya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan. Spesialisasi dalam organisasi ini praktis pada pejabat fungsional.

5. Struktur Organisasi Komite

Bentuk organisasi ini dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh kelompok pejabat yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

6. Struktur Organisasi Informal

Bentuk ini lebih berfokus pada perilaku individu anggota organisasi. Organisasi ini terdiri atas struktur yang tidak jelas, tidak fleksibel dan sukar didefinisikan, keanggotaannya sukar ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang khusus.

7. Struktur Organisasi Formal

Struktur organisasi formal merupakan sebuah struktur dan menjelaskan perencanaan yang sengaja dilakukan untuk membentuk pola hubungan antar komponen baik berupa anggota-anggota, wewenang dan tanggung jawab yang diarahkan untuk mencapai tujuan secara efektif. Struktur formal secara khusus menghasilkan pengambilan keputusan yang tegas dan memberi petunjuk untuk menyusun rancangan kerja sebagai pedoman untuk melaksanakan aktivitas organisasi. Struktur organisasi ini menyajikan hubungan otoritas antar pekerja atau anggota, merinci rantai komando, dan spesifikasikan kebijakan-kebijakan dan prosedurprosedur dalam hal mengkoordinasi aktivitas dalam organisasi. (Politik Organisasi Perspektif Mikro Diagnosa Psikologis, 2006, hlm 141)

8. Struktur Organisasi Departementalisasi

Dalam struktur organisasi ini terstruktur secara optimal sehingga memudahkan koordinasi anggota, menceah, dan meminimalisir konflik. Selain itu dalam hal ini juga dapat memperjelas peran dan fungsi pada setiap individu atau kelompok organisasi sehingga akan diperoleh suatu proses pekerjaan yang efisien. Kejelasan yang akan terjadi nantinya akan menimbulkan sebuah keharmonisan dalam melaksanakan aktivitas organisasi yang hasil akhirnya diharapkan dapat memberikan hasil yang optimal.

1.2.2 Struktur Organisasi Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Berdasarkan teori bentuk-bentuk struktur organisasi, Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi menggunakan bentuk struktur organisasi Lini, dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya seperti yang terlihat pada lampiran 1. Oleh karena bentuknya yang vertikal, orang yang memegang jabatan rendah harus bertanggung jawab kepada atasan.

Deskripsi jabatan dan tugas dari masing-masing bidang kantor administrasi pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi adalah sebagai berikut :

a. Walikota/Kuasa Pemilik Modal

Walikota bertugas mengangkat dan memberhentikan direktur dan dewan pengawas. Walikota di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi selaku Kuasa Pemilik Modal (KPM).

b. Dewan Pengawas

Dewan pengawas Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi berjumlah 3 orang, yang terdiri dari 1 orang Ketua, 1 orang Sekretaris dan 1 orang Anggota.

Dewan Pengawas mempunyai tugas sebagai berikut;

(1) Melaksanakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan terhadap pengurusan dan pengelolaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

(2) Memberikan pertimbangan dan saran kepada Walikota, baik diminta atau tidak diminta guna untuk perbaikan dan pengembangan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) antara lain pengangkatan Direktur, program kerja yang diajukan oleh Direktur, rencana perubahan status kekayaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM), rencana pinjaman dan ikatan hukum dengan pihak lain, serta menerima, memeriksa dan atau menandatangani Laporan Bulanan, Laporan Triwulan dan Laporan Tahunan; dan

(3) Memeriksa dan menyampaikan Rencana Strategis Bisnis (business plan/corporate plan), dan Rencana Bisnis dan Anggaran Tahunan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) yang dibuat Direktur kepada Walikota untuk mendapatkan pengesahan.

c. Direktur

Direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin suatu lembaga. Direktur di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi diangkat oleh Walikota Bukittinggi.

Adapun tugas dari direktur adalah:

(1) Menyusun perencanaan, melakukan koordinasi dan pengawasan seluruh kegiatan operasional Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

(2) Membina pegawai.

(3) Mengurus dan mengelola kekayaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

(4) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan.

(5) Menyusun Rencana Strategis Bisnis (business plan/corporate plan) 5 (lima) tahunan yang disahkan oleh Walikota melalui usulan Dewan Pengawas.

Direktur dalam menjalankan tugas memiliki wewenang sebagai berikut.

(1) Mengangkat dan memberhentikan pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) berdasarkan Peraturan Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

(2) Menetapkan susunan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) dengan persetujuan Dewan Pengawas.

(3) Mengangkat pegawai untuk menduduki jabatan di bawah Direktur.

(4) Mewakili Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) di dalam dan di luar pengadilan.

(5) Menunjuk kuasa untuk melakukan perbuatan hukum mewakili Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

d. Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan

Bagian Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas membantu Direktur dalam penyelenggaraan organisasi administrasi dan keuangan, memberikan pelayanan administrasi kepada konsumen dan karyawan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) dengan baik. Tugas dan wewenang bagian administrasi dan keuangan:

a. Mengadakan kerjasama dengan Kepala Bagian Teknik dalam mengatur dan mengawasi fasilitas dan material yang dibutuhkan untuk kelancaran dalam bidang operasional.

b. Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan dari Kepala Sub-Bagian yang dibawahinya.

c. Mengawasi Penyusunan Rencana Bisnis Anggaran Tahunan (RBAT) Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM), dengan menetapkan besarnya modal kerja perusahaan dengan kerjasama dari bagian teknik, merumuskan dan menetapkan kebijakan mengenai penggunaan uang dalam pengembangan yang lebih efektif dan efisien.

d. Mengawasi dan menilai pengamanan terhadap aktiva perusahaan, menugaskan Sub-Bagian terkait untuk mengasuransikan ketenagakerjaan sesuai dengan ketentuan dan kebijakan pemerintah.

e. Merumuskan dan mengajukan kepada Direktur tentang penggunaan anggaran, program jangka panjang dan jangka pendek, dan hubungan dengan pelanggan.

f. Memimpin koordinasi dan mengendalikan kegiatan di bagian administrasi: keuangan, aset, inventaris, gudang, kepegawaian dan kesekretariatan. Dalam melaksanakan tugas dan wewenang Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur.

e. Kepala Bagian Teknik

Bagian Teknik mempunyai tugas membantu Direktur dalam penyelenggaraan bagian teknik dan operasional. Adapun tugas dan wewenang bagian teknik adalah sebagai berikut.

a. Mengadakan kerjasama dengan Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan dalam mengatur dan mengawasi fasilitas dan material yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan dalam bidang operasional.

b. Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan dari Kepala Sub-Bagian yang dibawahinya.

c. Mengawasi penyusunan Rencana Bisnis Anggaran Tahunan (RBAT).

d. Mempersiapkan perencanaan dan design pengembangan, mengawasi pelaksanaan kegiatan keteknikan dan konstruksi;

e. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan bagian perencanaan, produksi , transmisi dan distribusi;

Dalam melaksanakan tugas Kepala Bagian Teknik bertanggung jawab kepada Direktur.

f. Sub Bagian

Adapun tugas dan wewenang dari sub bagian adalah sebagai berikut.

(1) Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan dalam penyelenggaraan Administrasi Keuangan, seperti; akuntansi, penagihan, perpajakan dan tugas lainnya;

(2) Sub Bagian Hubungan Langganan mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan dalam penyelenggaraan pelayanan pelanggan, dan kehumasan;

(3) Sub Bagian Administrasi Umum dan Personalia mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan dalam penyelenggaraan administrasi umum, aset, inventaris, pergudangan, pembelian, personalia, TI dan kesekretariatan;

(4) Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Teknik dalam penyelenggaraan perencanaan teknik, pengawasan dan pengembangan;

g. Sub Bagian Administrasi Umum dan Personalia

Sub Bagian Administrasi Umum dan Personalia mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan-kegiatan dari pelaksanaan tugas bawahannya.

b. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan di bagian administrasi ketatausahaan dan kepegawaian.

c. Menyelenggarakan kegiatan di bidang kerumahtanggaan dan peralatan kantor.

d. Mengurus pergudangan, aset, inventaris dan pembelian.

e. Merencanakan kebutuhan training, pelatihan dan penataan karyawan.

f. Mengusulkan kebijakan atau peraturan yang dapat memperlancar kegiatan ketatausahaan serta mempertinggi efisiensi kerja.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub-Bagian Adminstrasi Umum dan Personalia bertanggung jawab kepada Kepala bagian Administrasi dan Keuangan.

h. Sub Bagian Hubungan Langganan

Sub Bagian Hubungan Langganan mempunyai tugas sebagai berikut.

1. Mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan dari pelaksanaan tugas bawahannya.

2. Menyelenggarakan kegiatan pembacaan meter dan pengawasan jenis pelanggan.

3. Menyelenggarakan pemasaran pelayanan langganan.

4. Menyelenggarakan pendaftaran sambungan baru.

i. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan berada di bawah Kepala Bagian Keuangan dan bertanggung jawab kepada kepala keuangan. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut.

a. Mengendalikan kegiatan-kegiatan bagian keuangan.

b. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan.

c. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan, pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

d. Melaksanakan pembukuan sesuai dengan prosedur akuntansi.

e. Melaksanakan penagihan.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub-Bagian Keuangan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Adminstrasi dan Keuangan;

j. Sub Bagian Perencanaan Teknik

Sub Bagian Perencanaan Teknik mempunyai tugas sebagai berikut.

a. Mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan dari pelaksanaan tugas bawahannya.

b. Merencanakan penyediaan air untuk keperluan produksi dan distribusi.

c. Merencanakan pemasangan dan pemeliharaan pipa transmisi dan distribusi.

d. Melaksanakan survey, pembuatan design, RAB , dan spesifikasi teknis untuk pengembangan dan penambahan sumber air baru.

e. Membuat peta jaringan perpipaan dan bangunan pendukung lainnya.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub-Bagian Perencanaan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Teknik.

k. Sub Bagian Produksi

Sub Bagian Produksi bertanggung jawab pada Kepala Bagian Produksi. Sub Bagian Produksi memiliki tugas sebagai berikut.

a. Mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan dari pelaksanaan tugas bawahannya.

b. Melaksanakan pengawasan kualitas dan kuantitas air serta perhitungan rencana kebutuhan material produksi.

c. Mengatur pengelolaan produksi air sesuai dengan syarat kesehatan.

d. Memelihara instalasi sumber, broncaptering, WTP, dan Resevoar.

e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Sub-Bagian terkait dengan hal yang dikoordinasikan.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub-Bagian Produksi bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Teknik.

l. Sub Bagian Transmisi dan Distribusi Sub Bagian Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut.

a. Mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan dari pelaksanaan tugas bawahannya.

b. Mengawasi pemasangan dan pemeliharaan pipa-pipa transmisi dan distribusi untuk menjaga pemerataan pendistribusian air serta menanggulangi gangguan.

c. Mengatur pendistribusian air pada jaringan Transmisi dan Distribusi.

d. Mengurus dan memelihara serta mengatur pemakaian peralatan teknik.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub-Bagian Produksi bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Teknik.

1.3 Kegiatan Umum Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi memiliki beberapa sumber mata air, diantaranya adalah sungai tanang, cingkariang, WTP tabek gadang 10 l/d, WTP tabek gadang 20 l/d, embung tabek gadang, sumur bor kubung putih, sumur bor bukit apit dan sumur bor belakang balok. Sumber mata air inilah yang digunakan oleh Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi untuk melakukan penyaluran air bersih kepada masyarakat Kota Bukittinggi.

Kegiatan umum yang terjadi pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi adalah penyaluran air bersih kepada masyarakat Kota Bukittinggi dan sekitarnya. Terdapat 2 jenis sumber air di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, yakninya air yang berasal dari sumur bor dan air yang diambil dari bendungan sungai. Air yang berasal dari sumur bor atau mata air diolah dengan kaporit. Sedangkan sumber air yang berasal dari bendungan sungai diolah di pengolahan yang berada di Tabek Gadang dan juga di Belakang Balok, dengan tindakan pengolahan yang lebih masif.

Air yang sudah diolah selanjutnya ditampung di sebuah reservoar. Reservoar merupakan tempat penampungan air bersih berupa bak besar. Reservoar kemudian menyalurkan air ke pipa-pipa yang mengarah kepada rumah konsumen sehingga konsumen dapat menikmati air bersih yang disalurkan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. Gambar Reservoar seperti yang terlihat pada Gambar 1.2 :

Sumber: Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Bukittinggi

Untuk menentukan akumulasi pembayaran jasa pelayanan air yang sampai ke lokasi pelanggan, di lokasi tersebut dipasang sebuah watermeter. Pembayaran rekening air berdasarkan hasil angka watermeter tersebut. Pembacaan water meter air dimulai dari tanggal 5 setiap bulannya sampai tanggal 25 setiap bulannya yang dilakukan oleh Staf Hubungan Langganan, dengan cara memfoto stand water meter yang terpasang pada setiap rumah pelanggan. Hasil foto stand water meter dari setiap konsumen tersebut di input oleh karyawan Hubungan Langganan pada sebuah hp yang langsung terhubung pada server aplikasi SIM i-BIMA Bacameter. Setelah di input, secara otomatis sistem akan mengkalkulasikan jumlah tagihan yang harus dibayar oleh konsumen sesuai dengan pemakaian air yang dipakai dan berdasarkan kelompok tarif dari pelanggan.

Tampilan stand water meter seperti yang terlihat pada Gambar 1.3.

Sumber: Dokumentasi Pribadi

Gambar 1. 3 Stand water meter

Penetapan tarif air minum menurut klasifikasi golongan pelanggan Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi ada 3 kelompok, yaitu kelompok sosial, kelompok non niaga dan kelompok niaga. Melalui sistem SIM i-BIMA, bagian keuangan dan kasir akan menerima data nominal yang harus dibayar pelanggan/konsumen. Konsumen dapat membayar tagihan air melalui teller di kantor Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi ataupun melalui bank Nagari, Bank BNI, PUSKUD dan juga kantor pos terdekat.

BAB II

KEGIATAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PADA PERUMDA AIR MINUM TIRTA JAM GADANG

KOTA BUKITTINGGI

Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan sebuah proses pembelajaraan yang diperuntukkan kepada Mahasiswa tahun akhir di Perguruan Tinggi Vokasi Politeknik Negeri Padang. Praktik Kerja Lapangan (PKL) bertujuan untuk melatih Mahasiswa agar dapat merasakan dunia kerja sebelum berkecimpung ke dalam dunia kerja yang sebenarnya, sehingga Politeknik Negeri Padang mampu mempersiapkan tenaga kerja terampil yang dapat terjun langsung ke dunia industri.

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan selama 60 hari kerja atau selama 3 bulan, terhitung dari tanggal 01 Oktober – 31 Desember 2021. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) berjalan dengan baik dan lancar. Selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, mahasiswa magang diwajibkan hadir pada jam kerja Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dan juga diwajibkan memberikan surat izin kepada bagian administrasi jika berhalangan hadir ke kantor untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan. Jadwal dan jam kerja karyawan pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini: Tabel 2.1 Jam Kerja di Perusahaan Umum Daerah Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi HARI JAM KERJA ISTIRAHAT KETERANGAN SENIN-KAMIS 07.30 - 15.00 12.00 - 13.30 KARYAWAN JUM'AT 07.30 - 15.30 11.30 - 14.00 SENIN – MINGGU 07.00 - 19.00 12.00 - 13.30 SATPAM 19.00 - 07.00 KONDISIONAL CATATAN : Satpam bekerja dengan sistem shift, dan bekerja selama 12 jam dalam 1 hari. Dalam 1 hari ada 2 Satpam yang bekerja bergantian sesuai shift dan ada 1 satpam yang libur Sumber : Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi

Selain hari dan jam kerja yang wajib dipatuhi karyawan, terdapat juga beberapa aturan yang wajib dipatuhi setiap Karyawan. Hal ini tercantum dalam Peraturan Disiplin Karyawan 2019, berikut diantaranya :

1. Mentaati hari dan jam kerja sesuai dengan ketentuan.

2. Jadwal Absen dengan finger, dilaksanakan 4 (empat) kali sehari.

a) Absen masuk mulai dari pukul 07.00 sampai dengan 07.30.

b) Absen istirahat siang:

a. Pukul 12.00 sampai dengan 12.30 untuk hari Senin sampai dengan Kamis.

b. Pukul 11.30 sampai dengan 12.00 khusus hari Jumat.

c) Absen masuk setelah istirahat siang:

a. Pukul 13.00 sampai dengan 13.30 untuk hari Senin sampai dengan Kamis.

b. Pukul 13.30 sampai dengan 14.00 khusus hari Jumat.

d) Absen Pulang:

a. Pukul 16.00 sampai dengan 16.15 untuk hari Senin sampai dengan Kamis.

b. Pukul 16.30 sampai dengan 16.45 khusus hari Jumat.

3. Absensi uang makan mulai dari pukul 14.00 sampai dengan 14.30, diluar jam tersebut tidak dapat diterima lagi.

4. Setiap hari Senin mengumpulkan Laporan Harian Kerja (LHK) yang ditulis dalam buku isi 40 kepada Kepala Sub-Bagian masing-masing dan dilaporkan ke Direktur melalui Kepala Bagian.

5. Setiap kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat, diproses sesuai dengan Laporan Harian Kerja (LHK) Pegawai yang bersangkutan.

6. Terlambat, tidak mengikuti apel pagi dan tidak mengikuti apel sore pemotongan 2,5 % dari tunjangan perusahaan setiap kali keterlambatan dan tidak mengikuti apel.

7. Terlambat dan tidak mengikuti apel pagi atau sore pemotongan 2 % dari tunjangan perusahaan setiap kali keterlambatan dan tidak mengikuti apel.

8. Terlambat atau tidak mengikuti apel pagi atau tidak mengikuti apel sore pemotongan 1,5 % dari tunjangan perusahaan setiap kali keterlambatan dan tidak mengikuti apel.

9. Terlambat atau tidak absen setelah istirahat siang pemotongan 1,5 % dari tunjangan perusahaan setiap kali keterterlambatan atau tidak absen.

10. Khusus hari terjepit Libur Nasional dan akhir tahun kalender, setelah cuti bersama tidak diperbolehkan izin/cuti.

11. Memakai pakaian seragam beserta kelengkapannya (kokarde) dengan rapi dan benar sesuai dengan ketentuan.

12. Ikut serta pada setiap upacara/apel dan kegiatan-kegiatan yang di wajibkan.

13. Bersikap dan bertingkah laku simpatik dan sopan santun terhadap pemakai jasa air minum, sesama Pegawai dan atasannya.

14. Menjaga ketertiban, keamanan, kenyamanan dan kebersihan lingkungan kerja.

15. Pegawai yang piket termasuk pengawas jika tidak hadir dikenakan pemotongan 10% dari tunjangan perusahaan.

16. Pegawai yang tidak masuk kerja tanpa keterangan/alpha dikenakan pemotongan 10% dari tunjangan perusahaan per hari.

Selain itu, terdapat juga peraturan-peraturan yang wajib dipatuhi oleh Mahasiswa Magang. Berikut peraturan-peraturannya:

1. Mentaati hari dan jam kerja sesuai dengan ketentuan.

2. Wajib mengambil absen pagi dan sore di bagian Administrasi pada pagi hari dan sore hari, setiap hari kerja.

3. Wajib melakukan konfirmasi jika tidak masuk ke kantor kepada bagian administrasi, dengan melampirkan surat izin tidak masuk ke kantor dan diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Adm/Personalia.

4. Berpakaian bebas dan sopan.

Saat melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi ditempatkan pada bagian Keuangan. Pada bagian keuangan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, terdapat 1 petinggi bagian keuangan dan 7 Staf bagian keuangan. Kemudian diberi tugas berdasarkan perintah dari Kabag Keuangan dan/ staf keuangan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi.

Selama proses magang dari tanggal 1 Oktober 2021 sampai dengan 31 Oktober 2021, terkadang juga ada waktunya kami tidak mendapatkan pekerjaan dari Kepala Sub Bagian Keuangan, dan jika dari Kepala Sub Bagian Keuangan tidak ada pekerjaan, kami diminta Kepala Sub Bagian Keuangan untuk bertanya apakah ada kerjaan ke ruangan Staf Keuangan Perumda Air Minum Tirta Jam Gada Kota Bukittinggi. Adapun deskripsi kegiatan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut:

2.1 Pemberian Tugas Oleh Kepala Sub Bagian Keuangan

Departemen keuangan adalah bagian fungsi bisnis yang bertugas mengelola uang organisasi. Kepala Sub Bagian keuangan harus memastikan bahwa pencatatan dan pelaporan dokumentasi keuangan yang dikerjakan oleh staf bagian keuangan akurat berdasarkan kondisi yang sebenarnya. Hal ini untuk mematuhi persyaratan hukum (misalnya untuk mencegah pemberian keuntungan yang disengaja untuk menghindari pajak perusahaan) dan untuk memberi tahu mereka yang tertarik dengan posisi keuangan bisnis (seperti pemegang saham dan calon investor).

2.1.1 Memeriksa Laporan Rekapitulasi Stock Barang Bulanan (Agustus 2021)

Stock barang di Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi adalah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk pemeliharaan dan pemasangan baru bagi pelanggan Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. Pemeliharaan dilakukan jika ada pipa atau peralatan untuk menyalurkan air bersih ke masyarakat Kota Bukittinggi mengalami kebocoran atau kerusakan lainnnya. Sedangkan pemasangan baru digunakan untuk masyarakat Kota Bukittinggi yang baru mendaftar sebagai pelanggan Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. Untuk mengetahui stock barang yang ada di Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, dilakukan pemeriksaan stock barang.

Pemeriksaan laporan rekapitulasi stock barang pada bulan Agustus 2021 dilakukan dengan cara memeriksa 3 data yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian Keuangan. Adapun langkah-langkah dalam memeriksa laporan rekapitulasi stock barang adalah sebagai berikut:

1. Kepala Sub Bagian Keuangan memberikan 3 rangkap data yang berisi data stock awal, data stock barang yang dipakai dan data Laporan rekapitulasi barang.

2. Selanjutnya, Kepala Sub Bagian meminta pengerjaan memeriksa laporan rekapitulasi barang dikerjakan di meja Ibu Kepala Sub Bagian Keuangan, dikarenakan di Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi tidak tersedia meja dan kursi untuk mahasiswa magang.

3. Pengerjaan pekerjaan memeriksa laporan rekapitulasi stock barang dilakukan dengan mengurangkan jumlah barang di data stock awal dengan jumlah barang di data stock barang yang dipakai.

4. Setelah itu, hasil pengurangan data tersebut dicocokkan dengan laporan rekapitulasi stock barang.

5. Jika data yang dicocokkan dengan laporan rekapitulasi stock barang tersebut sudah benar, dalam data diberikan tanda agar mengetahui data tersebut sudah diperiksa atau belum.

6. Jika terdapat kekeliruan dalam data tersebut, dibuat catatan di bawah data agar nanti setelah semua data diperiksa dapat diberikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan.

Dengan memeriksa laporan rekapitulasi stock gudang, persediaan barang dapat diketahui serta dapat menngetahui jumlah barang di laporan rekapitulasi barang sudah benar. Setelah memeriksa rekapitulasi barang, didapatkan hasil bahwa terdapat data barang yang tidak ada di laporan rekapitulasi stock barang atau jumlah stock.

Saat memeriksa laporan rekapitulasi stock barang pada bulan Agustus 2021, pemeriksaan laporan rekapitulasi stock barang tersebut dengan cara manual. Pekerjaan mencocokkan data yang ada pada lembar rekapitulasi stock yang terlampir pada lampiran 4 dengan data 1 yang terlampir pada lampiran 2 dan data 2 yang terlampir pada lampiran 3, yang berisi data sisa stock barang di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi.

Pekerjaan mencocokkan data 1 dan data 2 dengan laporan rekapitulasi stock barang agustus 2021 dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan mencentang bagian yang sudah diperiksa dan memperbaiki data yang berbeda di lembar yang diperiksa dan atau menuliskan memo pada lembar yang diperiksa. Setelah selesai memeriksa laporan rekapitulasi stock, hasil koreksi yang dilakukan diberitahukan kepada pembimbing industri yaiu Kepala Sub Bagian keuangan. Untuk waktu pengerjaan dari pemeriksaan laporan rekapitulasi stock ini adalah selama kurang lebih 2 hari dan selama proses Praktik Kerja Lapangan (PKL), pemeriksaan laporan rekapitulasi dilakukan selama 1 kali.

2.1.2 Mengarsipkan Berkas

Voucher adalah sebuah lembaran berisikan tabel yang memuat data nomor voucher dan keterangan. Nomor voucher digunakan sebagai penunjuk untuk mencari berkas. Voucher digunakan untuk menuliskan pengeluaran dari perusahaan, dilengkapi dengan keterangan pengeluaran tersebut.

Pada voucher juga dilampirkan kwitansi atau bukti pengeluaran dari perusahaan. Misalnya kwitansi pembayaran aplikasi SIM i-BIMA atau mungkin lampiran foto saat memenuhi undangan dari karyawan yang menikah. Hal tersebut sebagai bukti pendukung dari kwitansi yang dilampirkan. Tampilan voucher dapat dilihat pada lampiran 5.

Guna voucher tersebut diarsipkan adalah agar saat dibutuhkan dan diperlukan, pihak yang membutuhkan voucher tersebut dapat mudah menemukan voucher tersebut berdasarkan sistem pengelompokan arsip voucher yang digunakan yaitu dengan sistem waktu. Voucher diurutkan berdasarkan nomor voucher dan dimasukkan ke dalam map berdasarkan bulan. Selama proses magang, pekerjaan mengarsipkan voucher dilakukan sebayak 2-3 kali dalam sebulan dan dalam satu kali pengerjaan selama kurang lebih 5 jam.

Langkah-langkah untuk mengarsipkan voucher adalah sebagai berikut:

1. Robek pinggiran kwitansi, lalu pisahkan yang asli dan potokopi seperti yang terlihat pada Gambar 2.1

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)

2. Pisahkan berkas yang asli dan kwitansi yang salinan seperti yang terlihat pada Gambar 2.2 dan Gambar 2.3

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)




Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)

3. Untuk berkas yang asli, dimasukkan ke dalam Map Gyungyu, sedangkan berkas yang fotokopi dimasukkan ke map bertulang dan diberi nama sesuai dengan nomor voucher awal sampai no terakhir yang berada di dalam map tersebut. Voucher yang sudah dimasukkan ke dalam map disimpan di dalam lemari arsip yang berada di ruangan staf keuangan. Berkas salinan dari berkas diletakkan kedalam map bertulang seperti yang terlihat pada Gambar 2.4 dan Gambar 2.5 dibawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021) Gambar 2. 4 Arsip yang Berada di Map Gyungyu Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)

4. Simpan arsip di lemari arsip, seperti yang terlihat pada Gambar 2.6 di bawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)

2.1.3 Memposting Data Bulanan di Aplikasi SIM i-BIMA Akuntansi

Memposting data merupakan proses pembaharuan data yang diposting terekap (terkumpul dan terupdate) yang hasilnya terbentuk dalam bentuk file Ms.Excel. Memposting data bulanan di aplikasi SIM i-BIMA berguna untuk menyingkronkan data atau bisa juga berguna untuk memperbarui data penerimaan pembayaran. Hasil akhir dalam memposting data bulanan di aplikasi SIM i-BIMA berbentuk laporan laba rugi, laporan neraca akhir, laporan perputaran uang, dan laporan persediaan. Laporan merupakan output dari hasil postingan data bulanan ataupun data harian ini digunakan perusahaan atau Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi sebagai acuan untuk mengambil tindakan yang diperlukan oleh perusahaan dan juga digunakan untuk melihat keadaan keuangan dari perusahaan. Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, pekerjaan memposting dilakukan sebanyak 8 kali. Waktu yang diperlukan untuk memposting data kurang lebih 1 jam. Memposting dilakukan jika ada perbaruan data karena koreksi yang dilakukan dan untuk menyingkronkan data tersebut, dilakukan posting data.

Langkah-langkah untuk memposting data bulanan di aplikasi SIM i-BIMA Akuntasi adalah sebagai berikut:

1. Buka aplikasi SIM i-BIMA Akuntansi, masukkan id dan kata sandi seperti yang terdapat pada Gambar 2.7 di bawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi

2. Terlihat tampilan awal, kemudian Pilih menu POSTING AKUN Kemudian pilih menu

Proses Tutup Buku Akhir Bulan yang terletak pada kiri atas seperti yang terdapat pada Gambar 2.8 di bawah ini:

Sumber : Dokumentasi Pribadi

3. Setelah itu akan tampil jendela bertuliskan “Posting Data Bulanan” seperti yang terlihat pada Gambar 2.9 di bawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi

4. Langkah selanjutnya adalah pilih bulan dan tahun terkait, kemudian klik “Proses Posting”, seperti yang terlihat pada Gambar 2.10 di bawah ini.

Sumber: Dokumentasi Pribadi

5. Setelah itu akan tampak data yang di posting di jendela tersebut seperti yang tampak pada Gambar 2.11 dibawah ini.

Sumber: Dokumentasi Pribadi

6. Proses posting selesai, seperti yang terlihat pada Gambar 2.12 di bawah ini.

Sumber: Dokumentasi Pribadi

2.1.4 Merekap Data Pembayaran Pemeliharaan Jaringan Rekening Air Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi di Ms. Excel

Rekap data pembayaran pemeliharaan jaringan rekening air Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi digunakan untuk mempermudah mancari data dan membedakan biaya penerimaan dari pos. Rekap data penerimaan pembayaran pemeliharaan jaringan rekening air dibuat agar mempermudah melihat data penerimaan keseluruhan saat membutuhkan data, agar pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efisien.

Rekap data pembayaran pemeliharaan jaringan rekening Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dibuat di Ms.Excel dengan data per hari yang diperoleh dari aplikasi SIM i-BIMA dengan cara melihat jumlah lembar transaksi per tanggal di lembar terakhir tanggal tersebut kemudian menuliskan jumlah lembar transaksi tersebut dan mengalikan jumlah lembar transaksi tersebut dengan Rp 500,- sehingga didapatlah biaya pemeliharaan jaringan per hari dan setelah dijumlahkan didapatlah biaya jaringan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi per bulan. Data lembar transaksi didapat dari laporan penagihan pembayaran air (LPPA) di bagian akhir. Gambar LPPA dapat dilihat pada lampiran 7. Selama melakukan pratik kerja lapangan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, pekerjaan merekap data pembayaran pemeliharaan jaringan rekening air Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi di Excel sebanyak 4 kali, yaitu pada bulan Agustus, September, Oktober dan November. Lama waktu pengerjaan rekap data pembayaran pemeliharaan jaringan rekening air minum Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi adalah sekitar 3 jam. Rekap data pembayaran pemeliharaan jaringan rekening air minum Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dibuat di Ms. Excel dapat dilihat pada lampiran 9.

2.1.5 Menginput Anggaran Laporan Laba-Rugi ke dalam Sistem SIM i-BIMA Akuntansi

Laporan laba-rugi digunakan sebagai alat untuk memonitor kemajuan dan kemunduran keuangan perusahaan. Laporan laba-rugi digunakan untuk perubahan anggaran 2021 dan juga sebagai acuan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan pada periode selanjutnya. Laporan laba-rugi Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Bukittinggi diinput di aplikasi SIM i-BIMA Akuntansi dengan mengimputkan nominal pada masing-masing sub bagian. Dalam mengimput anggaran laporan laba-rugi kedalam sistem SIM I-BIMA, pengerjaan tugas tersebut dilakukan selama kurang lebih 3 hari. Tampilan laporan laba-rugi berdasarkan data yang telah diinput dapat dilihat pada lampiran 8.

Berikut adalah langkah-langkah dalam mengimput anggaran laba-rugi ke dalam sistem SIM i-BIMA Akuntansi

1. Buka aplikasi SIM i-BIMA, kemudian masukkan id dan juga password seperti yang terlihat pada Gambar 2.13 di bawah ini.

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)

2. Pilih menu “Master Akun” pada bagian atas seperti yang terlihat pada Gambar 2.14 di bawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi Gambar 2. 14 Menu Master Akun

3. Pilih bagian anggaran (Labarugi perputaran uang) kemudian pilih sub menu “laba rugi” seperti yang terlihat pada Gambar 2.15 dibawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021)

4. Pilih bulan tahun anggaran lalu tekan “pilih” seperti yang terlihat pada Gambar 2.16 dibawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021) Gambar 2. 16 Memilih Bulan Tahun Anggaran

5. Isikan data disetiap sub jenis anggaran seperti yang terlihat pada Gambar 2.17 dibawah ini:

Sumber: Dokumentasi Pribadi Gambar 2. 17 Bagian yang diisi di setiap sub anggaran

2.1.6 Membuat Rekap Titipan Sampah Tahun 2020 dan Tahun 2021

Dalam penerimaan pembayaran dari pelanggan kepada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang, terdapat retribusi sampah. Artinya, setiap penerimaan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi terdapat dana retribusi sampah. Rekap retribusi sampah digunakan untuk mengetahui berapa jumlah retribusi sampah yang dibayar oleh pelanggan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi per bulannya. Retribusi sampah yang dibayar masyarakat kepada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi yang terkumpul setiap bulannya akan dikirim ke Dinas Lingkungan Hidup.

Rekap retribusi sampah ini dibuat dengan tujuan mengetahui pengeluaran Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dan juga untuk mencocokan kas dari perusahaan. Pengerjaan retribusi sampah tersebut dikerjakan dalam waktu kurang lebih 3 jam. Contoh bukti setoran titipan sampah terlampir pada lampiran 11. Sedangkan contoh rekap titipan sampah terlampir pada lampiran 12.

2.1.7 Merekap Laporan Penerimaan Penagihan (LPP)

Setiap harinya Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi mendapatkan penerimaan dari masyarakat atau pelanggan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukitinggi. Penerimaan tersebut, bisa berasal dari Pos, Bank BNI, Bank Nagari, teller Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dan lain-lain. Begitu juga dengan pengeluaran dari perusahaan. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran, dibuatlah rekap LPP agar memudahkan dalam melihat keseluruhan dari penerimaan dan pengeluaran dari Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi.

Penerimaan LPP didapat dari pembayaran tagihan oleh pelanggan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. Pelanggan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dapat membayar tagihan pembayaran air melalui Teller yang ada di kantor Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dan juga dapat melalui ATM yang bekerja sama dengan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. pembayaran tagihan dari pelanggan tersebut nanti akan langsung terhubung ke sistem, dan dari sana kita bisa melihat total pembayaran tagihan setiap harinya.

Dengan membuat LPP, kita dapat melihat kecocokan data dari rekening koran yang diberikan oleh bank dengan data kas yang masuk ke perusahaan. Dengan membuat LPP, kita dapat mengetahui apakah data dari rekening koran yang diberikan oleh bank sudah sesuai dengan kas perusahaan atau tidak, dan juga apakah bank tersebut memberikan kelebihan pembayaran, Double bayar, atau kekurangan dalam penyetoran ke kas perusahaan. Rekap LPP yang dikerjakan terlampir pada lampiran 13.

2.2 Pemberian Tugas Oleh Staf Keuangan

Staf Keuangan adalah orang yang menangani keuangan di perusahaan. Staf keuangan memiliki posisi di bawah Kepala Sub Bagian Keuangan dan bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian keuangan atas tugas sebagai staf bagian keuangan yang diembannya. Selama menjalani proses Praktik kerja lapangan, tugas diberikan oleh Kepala Sub Bagian keuangan dan juga staf keuangan. Berikut uraian pekerjaan yang diberikan oleh staf bagian keuangan selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi:

2.2.1 Merekap mata anggaran

Merekap mata anggaran digunakan untuk melihat laba/rugi dari anggaran yang dianggarkan. Berdasarkan keinginan dari atasan yang menginginkan adanya 6 opsi anggaran, maka dibuat berbagai opsi anggaran. Opsi yang dibuat adalah sebanyak 6 versi mata anggaran berdasarkan petunjuk dari salah satu staf keuangan. Setelah ke-6 versi anggaran tersebut selesai, nanti dapat diketahui laba/rugi dari anggaran tersebut, dan nanti Bapak Direktur yang akan memilih 1 dari 6 opsi tersebut yang akan digunakan untuk anggaran perusahaan kedepannya. Tentunya ke-6 opsi tersebut memiliki kekurangan dan kelebihan serta jumlah rugi atau laba yang berbeda, sehingga dengan mempertimbangkan 1 dan lain hal bapak direktur dari Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dapat memilih opsi terbaik dari opsi yang ada sehingga keputusan dari bapak direktur tersebut dapat menguntungkan keuangan dari Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. Dalam pengerjaan mata anggaran ini, dibutuhkan waktu selama 5 hari untuk menyelesaikannya.

Sumber: Dokumentasi Pribadi (2021) Gambar 2. 18 Rekap Mata Anggaran

2.2.2 Meminta Tanda Tangan Kepada Kepala Sub Bagian Adm dan Personalia

Selama menjalani masa Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan ditempatkan dibagian keuangan, tentunya tak terlepas dari kwitansi dan juga voucher pengeluaran perusahaan. Salah satu tugas yang diberikan selama magang di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi adalah meminta tanda tangan kepada pihak yang bersangkutan atau berhubungan dengan pengeluaran Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. Tujuan dari meminta tanda tangan kepada pihak yang bersangkutan tersebut adalah untuk mengklarifikasi bahwa kwitansi atau data pengeluaran perusahaan tersebut memang benar adanya dan tidak direkayasa. Selama melakukan magang di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, seringkali diberikan tugas meminta tanda tangan kepada karyawan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi. selama Magang di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, saya meminta tanda tangan kurang lebih 35 kali.

Sumber: Dokumentasi Pribadi Gambar 2. 19 Persetujuan Pembayaran

BAB III

KESIMPULAN

Setelah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada tanggal 1 Oktober – 31 Desember 2021 di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi banyak sekali didapatkan pengalaman yang baru, diantaranya pengalaman kerja, teamwork, keterampilan, dan ilmu pengetahuan baru yang belum pernah didapatkan sebelumnya.

Berdasarkan pengalaman dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa dalam menyalurkan air bersih kepada masyarakat Kota Bukittinggi.

2. Selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL), mahasiswa magang ditempatkan di Bagian Keuangan. Tugas yang diberikan juga beragam, mulai dari mengarsipkan berkas, mencari berkas, merekap mata anggaran, memposting data, meminta tanda tangan dan lain-lain.

3. Jam kerja pada Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dimulai dari jam 07.30 – 16.00 WIB untuk hari Senin sampai Kamis. Sedangkan untuk hari Jumat, jam kerja Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi dimulai dari jam 07.30 – 16.30 WIB. Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, hal yang didapat adalah kemudahan dalam mengaplikasikan teori - teori yang telah di dapat selama masa perkuliahan saat ada kendala dalam perkerjaan dan juga mendapatkan pengetahuan baru yang sebelumnya belum didapatkan selama masa perkuliahan.

BAB IV

REKOMENDASI

Berdasarkan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama tiga bulan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi, dapat di rekomendasikan beberapa hal sebagai berikut:

Untuk Perusahaan:

1. Diharapkan Kerjasama dengan pihak kampus Politeknik Negeri Padang terutama dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL). Kegiatan ini bertujuan untuk melatih diri dan mempersiapkan mahasiswa menghadapi dunia usaha dan dunia industri dimasa yang akan datang.

2. Tetap menjaga komunikasi yang baik antar karyawan dan pelaksana Praktik Kerja Lapangan (PKL) agar terciptanya suasana kerjasama yang baik.

Untuk Pihak Kampus:

1. Terus meningkatkan kerjasama dengan pihak yang ada di dunia usaha dan dunia industri untuk membentuk peluang yang besar bagi mahasiswa/i untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan mendapatkan pekerjaan saat sudah tamat nantinya.

2. Meningkatkan pemantauan terhadap mahasiswa/i yang akan atau sedang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) agar pihak perusahaan lebih yakin dan percaya terhadap kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tersebut.

3. Mengunjungi mahasiswa yang sedang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di instansi terkait agar terjalinnya komunikasi yang baik antara pihak perusahaan dan juga pihak dari Politeknik Negeri Padang

DAFTAR PUSTAKA

Istiqomah, H. A., & Nurani, F. Struktur Organisasi di PT HM Sampoerna Tbk: http://blog.ub.ac.id/hasriainun/files/2019/12/Struktur-Organisasi-di-PT-HM-Sampoerna-Tbk-1.pdf (Diakses pada tanggal 20 Januari 2022 Pukul 20.22 WIB) BISNIS PLAN FINAL. Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi: 2021 DUK & SOTK PERKONDISI 31 DESEMBER 2020. Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi: 2021 Perda 1 th 2021. Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi: 2021

LAMPIRAN Lampiran 2 Data 1 untuk dicocokkan ke Laporan Rekapitulasi Lampiran 3 Data 2 Untuk Dicocokkan ke Laporan Rekapitulasi Stock Lampiran 4 Laporan Rekapitulasi Stock Barang Bulan Agustus Lampiran 5 Bentuk Voucher Lampiran 6 Data Lembar Transaksi Lampiran 7 Gambar LPPA Lampiran 8 Laporan Laba Rugi Lampiran 9 Rekap Data Pembayaran Pemeliharaan Jaringan Rekening Air Lampiran 13 Gambar Rekap LPP Lampiran 14 Ruangan Kepala Sub Bagian Keuangan di Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi Lampiran 15 Ruangan Staf Keuangan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi Lampiran 16 Dokumentasi Bersama Kepala Sub Bagian Adm dan Personalia Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi Lampiran 17 Dokumentasi Bersama Kepala Sub Bagian Keuangan dan Staf Keuangan Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi Lampiran 18 Dokumentasi Bersama Direktur Perumda Air Minum Tirta Jam Gadang Kota Bukittinggi