pekerjaan kantor- materi manajemen perkantoran

A. Paradigma manajemen perkantoran.

Paradigma adalah seperangkat asumsi, konsep, nilai, dan praktik yang diterapkan dalam memandang realitas dalam sebuah komunitas yang sama, khususnya, dalam disiplin intelektual. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, paradigma diartikan sebagai model dalam teori ilmu pengetahuan dan sebagai kerangka berpikir.

Secara rinci kajian manajemen perkantoran paradigma baru ini dijelaskan dalam empat bagian.

1. Bagian pertama menjelaskan konsep dasar manajemen perkantoran.

Pada bagian ini dijelaskan mengenai kantor sebagai pusat informasi dan komunikasi serta manajemen perkantoran sebagai cabang ilmu manajemen.

2. Bagian kedua membahas informasi kantor.

Di dalamnya disajikan penjelasan secara rinci mengenai sistem dan prosedur kantor, aliran kerja, panduan kantor, pengendalian formulir, manajemen arsip, dan sistem informasi.

3. Bagian ketiga memaparkan komunikasi kantor.

Uraian mengenai esensi komunikasi kantor, bentuk komunikasi kantor, komunikasi internal dan eksternal, serta sarana komunikasi kantor disajikan secara rinci dalam bagian ini.

4. Bagian keempat menyajikan materi mengenai teknologi kantor.

Didasarkan pada pemahaman bahwa teknologi adalah segala sesuatu yang dapat mempermudah pekerjaan kantor, bagian ini menyajikan materi mengenai tata ruang kantor, furnitur dan mesin kantor, lingkungan kantor, dan alat tulis kantor.

B. Perbekalan Tata Usaha

1) Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal, yang dimaksud perabot antara lain meja tulis, lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan, yang dimaksud perlengkapan kantor adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

2) Tujuan perbekalan

Aktivitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan antara lain ;

a) Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.

b) Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga dimusnahkan atau yang rusak tetepi msih dapat diperbaiki.

c)Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

3)Macam-macam Perbekalan

a) Perbekalan gedung, seperti ruang-ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil.

b)Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan.

4) Fungsi-fungsi Perbekalan

a)Fungsi Pengadaan

Fungsi ini dilakukan oleh bagian pengadaan, bertugas dalam bidang pengembangan dan pengawasan terhadap system perbekalan. Fungsi ini meliputi kebijaksanaan, tata kerja, standarrisasi, biaya material, fasilitas, bidang personil, dan latihan perbekalan. Dalam proses pengadaan barang, seorang pimpinan bagian pengadaan perlu melakukan langkah-langkah seperti perimbangan alasan, standarisasi dan perincian benda, serta pembelian benda.

Ada empat faktor yang perlu diperhatikan dalam alasan pengadaan barang :

1) Faktor Fungsional

Disini perlu ditelitipengaruh alat terhadap yang memakai.

2) Faktor Ongkos

Faktor ini menyangkut biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh benda. Harga alat-alat yang dibuat dengan baik dan kuat serta memenuhi syarat-syarat untuk kerja akan lebih tinggi daripada alat-alat yang dibuat asal jadi.

3) Faktor standarisasi

Alat-alat yang dibuat dalam bentuk dan ukuran yang sama tentu memudahkan perbaikan-perbaikan kemudian hari, selain itu perawatan akan menjadi lebih sederhana.

4) Faktor Prestis

Faktor ini dihubungkan dengan penelitian pembelian alat-alat yang dipergunakan oleh pegawai-pegawai tinggi. Kedudukan dan tugas mereka sangat penting untuk mendapat fasilitas-fasilitas istimewa.

b)Fungsi inventaris

Fungsi ini adalah pencatatan dan pengurusan atas benda-benda milik pemerintah. Pengertian ini disimpulkan dari Perpu No. 51/1962 pasal 2 ayat (b) yang berbunyi “Mengadakan administrasi yang rapih mengenai barang-barang yang masuk da keluar gudang, dan sebagainya.

c)Fungsi pengadaan dan pemeliharaan

Bagian ini bertugas mengawasi tata kerja perbekalan instansi setelah barang bekal diterima dari penjual dan instansi lain. Fungsi ini meliputi pengembangan kebijaksanaan perbekalan an pengembangan rencana pengembangan perbekalan.

d)Fungsi pengiriman/pemindahan

Fungsi ini perlu dilakukan karena untuk mengadakan suatu barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman. Mengirimkan barang dapat dilakukan dengan jalan darat, laut maupun udara.

e)Fungsi penyimpanan

Fungsi ini dilakukan agar benda-benda perbekalan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama secara maksimal. Penyimpanan dilakukan di sebuah gedung dan tentunya ada seorang yang bertugas menjaga gedung tersebut. Petugas gedung mempunyai tanggung jawab seperti :

(1)Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaan ini secepatnya kepada yang bersangkutan.

(2)Menyimpan dan memelihara dengan seksama barang-barang yang telah diterima.

(3)Menyerahkan barang-barang kepasa orang yang berhak atas dasar perintah dan diberikan pimpinan.

(4)Memberikan pertanggung jawaban yang dikehendaki mengenai pemeliharaan barang-barang.

f)Fungsi penyingkiran dan penghapusan barang

Benda-benda milik instansi pemerintah perlu diadakan penyingkiran apabila benda-benda itu ternyata merupakan benda-benda yang telah tua atau rusak, sedangkan ongkos pemeliharaannya tidak seimbang dengan penggunaan tersebut, atau benda-benda itu merupakan benda-benda itu merupakan benda-benda kelebihan walaupun keadannya masih baru. Oleh karena itu perlu diadakan tindakan penjualan atau pelelangan, penukaran dengan benda-benda itu, dan perbaikan atas benda-benda itu.

g)Fungsi pengendalian

Pengendalian perbekalan merupakan suatu proses yang berhubungan dengan pengawasan terhadap kegiatan perencanaan, pengadaan. Penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan, pengiriman dan penyingkaran dan penghapusan.

C. Akomodasi Kantor

1. Pengertian Akomodasi

Pengertian Akomodasi adalah suatu upaya yang dilakukan untuk menyelesaikan masalah atau konflik yang terjadi antara dua pihak atau lebih sehingga tercapai suatu keadaan yang lebih kondusif. Pendapat lain mengatakan arti akomodasi adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah antara beberapa pihak tanpa menjatuhkan salah satu pihak. Dengan adanya akomodasi maka diharapkan semua pihak yang bertikai mendapatkan win-win solution. Akomodasi adalah istilah yang sering dipakai sosiolog untuk mendeskripsikan suatu keadaan dimana individu maupun kelompok yang sedang bersaing/ berkonflik berusaha menyesuaikan hubungan mereka sehingga dapat mengatasi masalah yang sedang terjadi. Sebenarnya, istilah akomodasi sering digunakan untuk beberapa bidang. Misalnya psikologi, traveling, dan mata. Di artikel ini membahas pengertian akomodasi yang berkaitan dengan psikologi.

2. Bentuk Akomodasi

Selain ada di berbagai bidang, akomodasi juga memiliki beberapa bentuk. Berikut beberapa bentuk-bentuk akomodasi

1. Coercion

Ini merupakan bentuk akomodasi yang prosesnya dilaksanakan dengan cara paksaan. Bentuk akomodasi ini dilaksanakan dikarenakan salah satu pihak yang berkonflik berada dalam posisi yang lemah.

2. Kompromi

Berbeda dengan coercion yang melalui jalur paksaan, kompromi adalah bentuk akomodasi dimana pihak-pihak yang terlibat saling mengurangi tuntutannya agar tercapai suatu penyelesaian terhadap perselisihan yang ada.

3. Arbitrasi

Bentuk lain akomodasi adalah arbitrasi yakni suatu cara untuk mencapai kesepakatan apabila pihak-pihak yang bertikai tidak mampu menyelasaikan konflik mereka sendiri. Jenis akomodasi ini dalam pelaksanaannya akan menghadirkan pihak ke tiga sebagai mediator.

4. Konsiliasi

Konsiliasi adalah suatu bentuk akomodasi untuk mempertemukan keinginandari pihak-pihak yang Bertikai untuk mencapai suatu kesepakatan bersama.

5. Toleransi

Toleransi adalah bentuk akomodasi tanpa kesepakatan yang formal dan dilaksankakan atas saling pengertian antara pihak yang bertikai

6. Stalemate

Stalemate adalah suatu akomodasi dimana pihak-pihak yang bertikai memiliki kekuatan yang seimbang sehingga mereka memutuskan untul berhenti pada satu titik tertentu dalam melakukan pertentangannya.

7. Ajudikasi

Sementaa, ajudikasi adalah bentuk akomodasi dimana penyelesaian perkara atau sengketa di lakukan melalui proses pengadilan. Bentuk akomodasi ini dilaksanakan ketika pihak yang bertikai mengalami kebuntuan untuk menyelesaikan sengketa.

Tujuan Akomodasi

Berdasarkan pengertian di atas tujuan utama dari akomodasi adalah penyesuaian agar tidak terjadi masalah, konflik, pertentangan dan menciptakan kenyamanan.

Adapun beberapa tujuan akomodasi adalah sebagai berikut:

1. Akomodasi perlu dilakukan untuk meminimalisir resiko terjadinya kerusakan dan ketidaknyamanan.

2. Mencegah potensi terjadinya konflik lebih besar yang bisa mengakibatkan peperangan.

3. Memungkinkan terwujudnya kerjasama antara beberapa kelompok sosial yang hidup secara terpisah karena perbedaan budaya dan faktor sosial.

4. Menyatukan kelompok-kelompok sosial yang berlatar belakang berbeda namun memiliki tujuan yang sama.

Referensi :

1. http://rasto.staf.upi.edu/tag/manajemen-perkantoran-paradigma-baru/

2. http://cvalfabeta.com/product/manajemen-perkantoran-paradigma-baru/

3. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perbekalan-tata-usaha.html

4. http://rianamuslikhah.blogspot.com/2015/02/makalah-perbekalan-kantor.html

5. https://pengertiandefinisi.com/pengertian-akomodasi-dan-bentuk-bentuknya/

6. https://www.maxmanroe.com/vid/umum/pengertian-akomodasi.html

7. https://pelayananpublik.id/2019/07/29/pengertian-akomodasi-dalam-berbagai-bidang-tujuan-bentuknya/